Online-Seminar: Remote Work | Erfolgreiches Führen von dezentralen Teams am 17. Juni 2020

Vor dem Hintergrund ihrer mehrjährigen Erfahrung als „remote“ Angestellte und „remote“ Führungskraft sowie aus ihrer Beratungspraxis leitete Teresa Bauer, Gründerin der Beratungsagentur „Get Remote“, den Workshop mit 53 Personalverantwortlichen aus Unternehmen und Institutionen aus Bielefeld und der Region OWL.

Zur Einführung einer dezentralen Arbeitskultur empfiehlt sie drei Phasen: Beginnend mit einer Strategie-Phase wird gemeinsam im Team ein Plan entwickelt, die die Vision formuliert und ein in sieben Bereiche geteiltes „Remote Canvas“ erarbeitet. Berücksichtigt wird hierbei, welche Zielgruppen von der neuen Arbeitskultur betroffen sein werden, z.B. Beschäftigte, Führungskräfte, Bewerberinnen und Bewerber sowie die Geschäftsführung. Wichtig ist, dass schon an dieser Stelle überprüft wird, welche Ressourcen vorhanden sind und ggf. ergänzt werden müssen im Hinblick auf Netzwerke und Tools. Schon in dieser Phase wird prognostiziert, wo eventuell Stolpersteine die Umstellung auf Remote Work behindern könnten und wie diese minimiert werden können.

Von zentraler Bedeutung für das „Remote Canvas“ ist der gemeinsam zu entwickelnde Teamkodex, welcher sowohl die formellen als auch die informellen Verhaltensweisen im Team bestimmt, etwa im Hinblick auf organisatorische Struktur, technische Zusammenarbeit, Kommunikation und Kultur im Remote-Team.
Die Ergebnisse aus der Strategie-Phase werden in die Leadership-Phase übernommen, in der die Führungskräfte das Konzept diskutieren und dann in die Anwendungs-Phase überführen. In regelmäßigen Abständen – zunächst engmaschiger in kürzeren, dann immer längeren Abständen – wird überprüft, wie die Umstellung auf Remote Work funktioniert. Dieser ständige Monitoringprozess sichert das dauerhafte Gelingen.

Teresa Bauer betont, wie wichtig es ist, die Beschäftigten bei der Einführung dieses Arbeitsorganisationsmodells von Anfang an mit einzubeziehen und etwaige Ängste und Unsicherheiten ernst zu nehmen. Denn die Umstellung kann für das „Gewohnheitstier“ Mensch auch Stress bedeuten, erst recht, wenn der Wechsel ins Homeoffice plötzlich und unvorbereitet – womöglich sogar unfreiwillig – erfolgen muss. Ihre Bedürfnisse sollten in den Mittelpunkt gerückt werden. So werden Zweifler mitgenommen und Befürworter verstehen, was hinter den Zweifeln der Kollegen und Kolleginnen steckt. Möglichst individuelle Vereinbarungen bzgl. Arbeitspaketen, Intensität der Kommunikation und inhaltlichen Abstimmung etc. können helfen, alle Beschäftigten individuell arbeitsfähig zu machen und ihre Produktivität zu sichern.

Auch gemeinsam festgelegte Leitlinien dazu, wie die Kommunikation strukturiert wird, unterstützen das erfolgreiche Arbeiten in dezentralen Teams, z.B. wie schnell Rückmeldungen zu erwarten sind (innerhalb einer Stunde, eines Tages …), in welchen Situationen wird eher zum Telefon gegriffen, wann wird auf die nächste Teamsitzung gewartet etc.
Teresa Bauer empfiehlt übrigens dringend, die Nutzung von Emails im Team möglichst weit einzuschränken, da ein ständig volles Emailfach lähmend wirken kann. Verschiedene digitale Tools helfen, sinnvolle Kommunikation aufrechtzuerhalten. Nur für die Außenkommunikation mit Kundinnen und Kunden empfiehlt sie weiterhin die übliche Nutzung von Emailkorrespondenz.

Als Video-Meeting-Tools kommen etwa Zoom, Webex oder Skype in Frage. Beim Management von Projekten unterstützen Online-Tools wie Trello, Asana oder Hive. Außerdem ist es sinnvoll über verschiedene Möglichkeiten von Cloud-Speichern nachzudenken, damit alle Remote-Beschäftigten immer Zugriff auf die aktuellsten Projektdateien haben und nicht schon allein deshalb ständigen Emailkontakt führen müssen.

Und was ist mit den informellen „Tür- und Angel-Gesprächen“ am Kaffeeautomat oder in der Teeküche, wenn Teams dezentral arbeiten? Auch in dieser Hinsicht können verschiedene digitale Tools eine neue Normalität und Informalität schaffen: Für den Büro-Chat können beispielsweise Tools wie Slack, Teams oder Circuit verwendet werden.

Zunächst klingt es etwas überwältigend, als Führungskraft all diese Faktoren ständig im Blick zu behalten und zu orchestrieren. Gerade am Anfang lohnt es sich jedoch, Zeit und Mühe in die Organisation des dezentralen Arbeitens zu investieren. Und oft stellt sich schneller als erwartet eine Routine ein. Eine gute Kommunikation im Team sowie der Monitoring-Prozess wirken sich positiv auf das Gelingen von Remote Work aus.

Vorteile von Remote Work können darin bestehen, dass die Life-Work-Balance erheblich günstiger und individueller gestaltet werden kann. So haben Beschäftigte mit Kindern oder Beschäftigte, die Angehörige pflegen, die Möglichkeit, Freiräume für familiäre Verpflichtungen zu schaffen und trotzdem eine anspruchsvolle Tätigkeit als Fach- oder Führungskraft weiterzuführen. Genauso kann es für jüngere Beschäftigte Freiräume schaffen, beispielsweise an ganz unterschiedlichen Orten der Welt zu arbeiten und zu leben. Die Bereitstellung dieser Form der Arbeitsorganisation trägt also zur Arbeitgeberattraktivität für Beschäftigte aller Altersgruppen und Geschlechter bei. Je öfter dieses Modell von weiblichen und männlichen Beschäftigten eingefordert und erfolgreich umgesetzt wird, desto mehr gehört es zur Unternehmenskultur. Diese zunehmende Selbstverständlichkeit befreit das Modell Remote Work auch von dem Vorurteil, dass dies nur für Frauen relevant ist, auch wenn sie besonders intensiv von diesem Arbeitsorganisationsmodell profitieren.

 

 

 

 

 

Foto: Teresa Bauer | Get Remote  
Bildrechte: Get Remote